Stichting Hollandpromote.com, Juridische Advisering, Mediation en Uitgever van het tijdschrift eJNR, ISSN 1871-5141, Pagina 1 en 2 van 12
Luctor et Vici
Prof. dr. ir. A. F.P. van Putten, M. E. Van Putten-Veeken,
DE STATUS VAN HET VERPLICHTE PROCES-VERBAAL VAN DE TERECHTZITTING 
SAMENVATTING
In onderstaand onderzoek wordt de status van het verplichte Proces-verbaal van de
terechtzitting besproken aan de hand van de bestaande wettelijke voorschriften en
jurisprudentie. Door de Hoge Raad wordt een Proces-verbaal van een terechtzitting beschouwd als de enige kenbron van hetgeen zich ter terechtzitting heeft voorgedaan. Het ontbreken van een Proces-verbaal leidt tot substantiële nietigheid van de rechterlijke beslissing. In de praktijk blijkt dat op grove wijze de hand gelicht wordt met het verplicht opmaken van een Procesverbaal, waardoor veel rechterlijke beslissingen de vereiste wettelijke status missen. Niet alleen in kort geding procedures wordt herhaaldelijk het opmaken van het Proces-verbaal geweigerd of nagelaten, maar ook in andere procedures, met als argument “dat doen we pas als er appèl wordt ingesteld”, volledig ten onrechte en in strijd met de voorschriften. Te allen tijde dient de
verifieerbaarheid en traceerbaarheid van het ter terechtzitting behandelde bekend te zijn. De ondertekening van het Proces-verbaal dient te geschieden door de voorzitter en de griffier van de desbetreffende terechtzitting. Het Proces-verbaal is een authentieke akte ex art. 156 lid 2 Rv en heeft de status van enige kenbron, zowel in het civielrecht, het bestuursrecht alsmede in het strafrecht, daar in de wet geen enkele wettelijke bepaling bestaat dat hierin onderscheid gemaakt wordt.
INLEIDING
Het niet opmaken c.q. ontbreken van het verplichte Proces-verbaal van de terechtzitting bij de verschillende rechtscolleges, is een structureel verschijnsel. Herhaaldelijk blijkt, dat bij de verschillende rechtscolleges geen Proces-verbaal van de terechtzitting wordt opgemaakt dan wel wordt dit geweigerd. Klachten ter zake worden veelal genegeerd of afgedaan met de bewering dat het Proces-verbaal eerst wordt opgemaakt nadat er hoger beroep is ingesteld. Bij inzage van het procesdossier worden afschriften van een eventueel wel opgemaakt Procesverbaal niet verstrekt aan belanghebbende. Echter, veelal blijkt dat er geen Proces-verbaal is opgemaakt en dan ook in het procesdossier ontbreekt, zelfs indien dit een zitting van het strafhof betreft.
Het risico van deze schending van de vormvoorschriften van openbare orde, is niet alleen het ontbreken van het Proces - verbaal op het moment dat de beslissing tot appèl moet worden genomen, maar tevens de gebrekkige en soms zelfs onjuiste inhoud van een Proces - verbaal tot 4 tot 6 maanden na de zitting wordt opgemaakt. Immers, tussen terechtzitting en uitspraak kan een tijdsverloop van een tot twee maanden zitten. Na de beroepstermijn van 3 maanden kan het nog een maand duren voordat het Proces - Verbaal is opgemaakt en ondertekend. Welke rechter / griffier herinnert zich dan nog of de tekst van het Proces-verbaal de werkelijkheid weergeeft van hetgeen tijdens de zitting is behandeld.
Verifieerbaarheid en traceerbaarheid dienen voorop te staan en worden door deze vertraging illusoir.
Volgens de Hoge Raad is het Proces-verbaal de enige kenbron van de terechtzitting en de behandeling ter raadkamer. Ontbreekt dit Proces-verbaal, dan is het vonnis, arrest of
beschikking niet traceerbaar noch verifieerbaar en lijdt het vonnis / arrest / beschikking aan substantiële nietigheid. In de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften en jurisprudentie zijn overvloedige aanwijzingen te vinden, dat te allen tijde een Proces-verbaal van de terechtzitting en de beraadslagingen ter raadkamer dient te worden opgemaakt, ongeacht de aard van de procedure. Dit betreft dan ook zowel strafrecht als het civielrecht en het bestuursrecht. Het is opvallend dat zelfs de procureur-generaal bij de Hoge Raad in bepaalde gevallen niet ingrijpt, als door het aanzienlijke tijdsverloop voordat het Proces - verbaal beschikbaar is, onvolledig dan wel inhoudelijk onjuist blijkt te zijn.
Voorbeelden. Deze geconstateerde gebreken betreffen gevoerde procedures bij diverse
rechtscolleges, met name 's-Hertogenbosch (1997 - 2013), ’s-Gravenhage (1998-2009),
Eindhoven (1999-2000), Utrecht (2002), Tilburg en Breda. (2002-2003) e.v.
Indien geen Proces-verbaal is opgemaakt, kan op geen enkele wijze worden nagegaan of de bewijsmiddelen, de feiten, de standpunten, omstandigheden en grondslagen, die in de procedure zijn ingebracht, in de overwegingen en de beslissing van de rechter in zijn vonnis / arrest / beschikking, al of niet zijn meegenomen in zijn / haar beoordeling. Dit is neergelegd in het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, titel 1 Algemene bepalingen van bewijsrecht, negende afdeling, alsmede zoals neergelegd in titel 2, Akten en vonnissen. Mutatis mutandis geldt hetzelfde voor strafrechtprocedures.
In het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is dan ook op basis van de “Algemene
bepalingen van bewijsrecht” te destilleren, dat de rechter zich - traceerbaar en verifieerbaar - dient te houden aan deze bepalingen en de van toepassing zijnde grondslagen. Door het niet opmaken van een Proces-verbaal kan de rechter zich alle vrijheden voorbehouden in zijn vonnis / arrest / beschikking, daar niet kan worden nagegaan of er voldaan is aan de wettelijke (vorm)voorschriften en bepalingen dienaangaande. Verwezen wordt ook naar het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, Derde afdeling, Algemene voorschriften voor procedures,
artt. 19 tot en met 30 Rv en de van toepassing zijnde jurisprudentie van de Hoge Raad. Dit klemt temeer daar sommige advocaten opzettelijk nalaten hun verklaringen ter zitting in een pleitnota te verwerken en de griffier gedwongen wordt alle verwoorde standpunten schriftelijk vast te leggen.